Qué debería tener un buen sistema de gestión documental para contratistas petroleros
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No todos los sistemas de gestión documental resuelven el mismo problema.
Para una empresa contratista del sector energético, guardar archivos no alcanza.
La herramienta tiene que acompañar la operación.
1. Centralización
Toda la información importante debería estar en un único lugar.
Personas.
Certificaciones.
Documentos.
Vencimientos.
Estados.
Observaciones.
2. Alertas
El sistema debería avisar antes de que exista un problema.
Una alerta tardía tiene poco valor.
3. Trazabilidad
Hay que poder saber qué ocurrió con cada documento.
Cuándo fue cargado.
Cuándo fue actualizado.
Qué estado tiene.
Qué requiere atención.
4. Visibilidad
Los responsables necesitan poder identificar rápidamente qué está bien y qué necesita intervención.
5. Reportes
Cuando llega una auditoría o un pedido del cliente, la información debería poder transformarse rápidamente en un reporte.
6. Facilidad de uso
Un sistema perfecto que nadie utiliza no sirve.
La herramienta tiene que ser suficientemente simple para que administración, HSE y operaciones puedan mantener la información actualizada.
7. Pensado para la operación
La tecnología debería adaptarse al proceso de la empresa, no obligar a la empresa a construir procesos alrededor de una herramienta.
CertControl está diseñado específicamente para ayudar a contratistas del sector energético a mantener habilitaciones, documentación y credenciales bajo control, con alertas, trazabilidad y reportes.
Un buen sistema documental no guarda información. Convierte información en control operativo.
¿Sus habilitaciones están al día?
CertControl le avisa antes de que venzan, y le arma el reporte para la auditoría.